23 Février 2017

Dématérialisation des factures clients – Témoignage de DJO Global

Dématérialisation des factures clients – Témoignage de DJO Global

DJO France est une des 16 filiales du groupe américain DJO Global basé en Californie, leader mondial dans le domaine des dispositifs médicaux, fournissant une gamme étendue de solutions de qualité pour la santé musculaire, ostéo articulaire et vasculaire, ainsi que le traitement de la douleur.

Distribués dans plus de 80 pays dans le monde, les produits et accessoires du groupe DJO Global se consacrent à la continuité des soins aux patients : prévention de blessures, rééducation post-traumatique ou post-opératoire, affections chroniques dégénératives.

DJO Global conçoit et fabrique ses produits.

DJO France est basé dans le Sud Ouest de la France avec un peu plus de 200 collaborateurs et nous réalisons un chiffre d’affaires d’environs 82 millions €.

3500 références en stock et 15 000 clients.

Nous avons rencontré Sébastien Bellart, Directeur Général, et Anne Broquart, Responsable du Service Clients.

 

Avant de déployer la solution Neotouch de Neopost, comment gériez-vous vos flux courrier ? Quelles étaient vos problématiques ?

Avant de déployer Neotouch, nous préparions manuellement l’envoi de nos 32 000 factures clients mensuelles avec nos imprimantes, mises sous pli et machines à affranchir. Le temps de traitement manuel lié à cet envoi prenait environ une demi-journée par jour, sans compter le temps perdu lors des incidents machines.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Neotouch ? Qu’est-ce qui vous a décidé ?

Nous avons donc décidé de nous intéresser aux solutions d’externalisation d’envoi de nos factures pour ne plus avoir à gérer cette tâche manuellement. Par ailleurs, nous recherchions une solution nous permettant d’envoyer à la fois des factures papier et des factures électroniques pour être en phase avec l’évolution de la règlementation qui pousse vers la dématérialisation. Pour cela nous avons consulté 4 sociétés différentes. La solution Neotouch nous a séduits par son ergonomie et ses fonctionnalités. Grâce à Neotouch, nous bénéficions d’une solution complète nous permettant d’envoyer des flux papier et électroniques. Neotouch est également une entreprise sérieuse reconnue sur le marché du courrier. Enfin, le suivi commercial et la proximité des équipes de Neopost nous ont rassurés.

Comment s’est passée la mise en place du projet ? 

Le déploiement a été extrêmement rapide. Il a pris moins d’un mois entre la commande et la mise en production. Nous avions pour objectif de passer 50% de nos factures au format électronique la 1ère année. 3 mois après la mise en production, nous avons dépassé cet objectif et nous en sommes à 75% !

Nos clients qui reçoivent nos factures au format électronique sont notifiés par e-mail de la mise à disposition des factures sur un portail sécurisé dans lequel nous les archivons pour une période de 1 an. Nous avons dû également éduquer et convaincre nos collaborateurs de cette démarche afin qu’ils puissent accompagner et répondre aux objections des clients réfractaires à ce changement.

Avez-vous été accompagné dans l’utilisation de ces solutions ?

Nous avons collaboré avec les équipes de Neopost sur la définition des règles spécifiques d’envoi, comme par exemple le dispatch entre les envois papier et électroniques. La formation des équipes de la comptabilité client a été faite sur 2 jours et les équipes de Neopost ont assuré un suivi régulier la semaine suivant la mise en production.

Les solutions Neopost répondent-elles à vos problématiques de départ ? Quels bénéfices en avez-vous retirés ?

Ce projet a contribué à renforcer l’image dynamique et innovante de DJO sur notre marché. Nous n’avons plus de stress généré par les incidents machines qui mettaient l’ensemble de nos services sous tension.

Nous économisons ½ journée par jour en temps homme. Les Economies d’affranchissement restent encore à chiffrer.

Prévoyez-vous de faire évoluer la solution dans un proche avenir ? 

Nous étudions actuellement le déploiement du service Neotouch au sein de notre service Marketing pour l’envoi de nos mailings. A moyen terme, nous regardons pour optimiser et automatiser le traitement de nos factures fournisseurs avec la solution Neotouch.

Recommanderiez-vous la solution Neotouch ?

Nous sommes complètement satisfaits de la solution Neotouch et, sans aucun doute, nous la recommanderions aux directions financières qui chercheraient à externaliser et dématérialiser l’envoi de leurs factures clients !