15 Septembre 2016

Le gouvernement de l’Ontario dope la productivité de son service courrier grâce à Neopost

Le gouvernement de l’Ontario dope la productivité de son service courrier grâce à Neopost

Le ministère des services gouvernementaux et des services aux consommateurs de Kingston, dans l’Ontario au Canada, propose des programmes, des services et des produits vitaux (carte d’assurance santé, avis de renouvellement de permis de conduire, etc.) destinés à améliorer la qualité de vie des familles de l’Ontario. Cela implique de gérer des envois volumineux aux habitants de toute la province de l’Ontario. Nous avons discuté avec Joel Lyman, le responsable des services d’impression et de distribution du ministère, de ses besoins en traitement du courrier et de la raison pour laquelle il a opté pour une plieuse-inséreuse DS-1200, une plieuse-inséreuse DS-180, le logiciel d’éditique OMS-200 et le système d’authentification et de contrôle des mises sous pli (AIMS) de Neopost. Ce marché a été remporté par Neopost dans le cadre d’un appel d’offres.

M. Lyman et son équipe de 22 personnes expédient entre 100 000 et 140 000 courriers par semaine. Ces lettres sont envoyées aux contribuables pour les informer qu’ils doivent se rendre à leur bureau local pour renouveler leur carte d’assurance santé, leur permis de conduire ou de stationnement. L’équipe expédie également des chèques de remboursement.  Son principal domaine d’activité reste toutefois le renouvellement des cartes d’assurance santé. Le ministère envoie des lettres aux résidents pour les informer du renouvellement de leur carte d’assurance santé, laquelle leur est ensuite adressée par un sous-traitant. Ces lettres sont confidentielles puisqu’elles renferment le numéro d’assurance sociale et l’adresse personnelle des destinataires.

Un traitement du courrier complexe

Avant d’investir dans des solutions de Neopost, le ministère des services gouvernementaux et des services aux consommateurs utilisait des machines vieillissantes. Une plieuse-inséreuse équipée de nombreux moteurs et courroies avait été installée en 1993. Elle remplissait ses objectifs à l’époque, mais elle est devenue obsolète. Pour que Joel Lyman et son équipe puissent faire leur travail, elle devait fonctionner parfaitement. Par exemple, ils devaient s’assurer qu’il n’y avait pas de bourrage papier. Et le papier recyclé a commencé à poser des problèmes. Comme l’explique Joel Lyman : « Le temps était un problème pour moi. La plieuse faisait son travail, mais pas dans les délais requis. Et nous étions confrontés à une charge de travail accrue. » Un appel d’offres a donc été lancé et un fournisseur sélectionné.  Cette procédure a impliqué des avocats et d’autres professionnels. Au final, c’est Neopost qui a été sélectionné comme Fournisseur officiel du ministère.

De nouvelles plieuses-inséreuses et de nouveaux logiciels pour faire face à la charge de travail accrue

La plieuse-inséreuse intelligente et ultra-performante DS-1200 de Neopost et la plieuse modulaire DS-180 ont été choisies pour gérer le nombre croissant de courriers du ministère. Le logiciel d’éditique OMS-200 a également été retenu pour automatiser l’assemblage, le pliage, la mise sous pli et le cachetage. Le ministère a également investi dans le logiciel AIMS de Neopost afin de recevoir en temps réel des informations et des statistiques pour gérer l’activité de son centre de courrier.

Le logiciel OMS-200 est connecté à la plieuse-inséreuse DS-1200, qui est utilisée au quotidien. La plieuse DS-180 est utilisée comme solution de secours. Le ministère des services gouvernementaux et des services aux consommateurs utilise uniquement la DS-180 pour réaliser des tirages de courrier limités lorsqu’il ne veut pas interrompre la machine principale. « Les deux machines fonctionnent très bien. Leur technologie est excellente et jusqu’à présent, nous n’avons pas rencontré de problèmes majeurs. J’aurais aimé disposer de cette solution il y a 10 ans, car c’est incontestablement moins stressant de travailler avec les machines de Neopost », confirme Joel Lyman. Les machines et logiciels ont été livrés il y a 9 mois. Joel Lyman et son équipe ont déjà traité plus de 3,5 millions de courriers. L’écran tactile de la DS-1200 est convivial. Comme Joel Lyman l’affirme : « Il suffit de le toucher et c’est réglé ».L’équipe du service courrier est très satisfaite de son investissement et le courrier du ministère est traité dans les temps depuis la livraison de ces nouveaux équipements.

Lorsque les machines et les logiciels ont été livrés, un expert du siège de Neopost en France est venu au Canada pour former l’équipe de Joel Lyman et un groupe de salariés de Neopost Canada. Dès le troisième jour de formation, l’équipe de Joel Lyman maîtrisait assez bien l’aspect technique de la solution. “La formation dispensée par Neopost était excellente. C’est une machine assez simple et lorsque nous devons appeler un technicien, celui-ci intervient généralement sur le site dans les trois heures », explique Joel Lyman.

Une productivité accrue grâce à une plieuse-inséreuse intelligente

Le ministère gérait entre 5 000 et 6 000 courriers par heure avec l’ancienne machine. Avec les machines et logiciels de Neopost, l’équipe de Joel Lyman gère désormais entre 8 000 et 10 000 courriers par heure. Résultat : la productivité du service courrier a sensiblement augmenté et le personnel des services d’impression et de distribution est moins stressé. Les technologies étant récentes et à jour, ils n’ont pas à effectuer sans cesse des ajustements ou à gérer des bourrages dans la machine. Comme Joel Lyman l’explique : « C’est une machine agréable, sa technologie est excellente et elle nous convient ».

Il ajoute : « Avant d’investir dans ces solutions, les sociétés doivent étudier la technologie utilisée, la rapidité de l’équipement et, bien sûr, le service. » Le service est l’une des priorités numéro un du ministère des services gouvernementaux et des services aux consommateurs de Kingston. La rapidité des délais entre l’appel et l’intervention d’un technicien sur le site est importante. Et jusqu’à maintenant, Neopost a prouvé sa capacité à assurer ce service. « Je recommanderais Neopost à d’autres entreprises. La technologie de pointe de la plieuse-inséreuse DS-1200 est conviviale. Elle est sophistiquée, mais très simple. C’est incontestablement une très grande évolution par rapport à la machine précédente », confirme Joel Lyman. Ce client satisfait a expliqué à sa gestionnaire de compte Neopost qu’elle était la bienvenue pour venir faire une démonstration de la solution à d’autres clients ou prospects.

Ministère des services gouvernementaux et des services aux consommateurs

Sa mission

  • Soutenir les initiatives d’inclusion et d’accessibilité de l’entreprise, soutenir tous les ministères pour créer un lieu de travail encore plus accessible et inclusif
  • Promouvoir de bonnes pratiques de tenue des dossiers au sein de l’administration et fournir une direction stratégique pour la liberté d’information, la protection de la vie privée et la gestion des informations
  • Collecter, gérer et archiver les dossiers de l’Ontario et favoriser l’accès du public aux documents et dossiers historiques de l’Ontario
  • Aider les particuliers et les entreprises à accéder aux services et informations du gouvernement

 

ServiceOntario

Gère les expéditions des avis de renouvellement de permis de conduire, les vignettes d’immatriculation et les carte d’assurance santé et autres services fournis par le gouvernement de l’Ontario.