19 Septembre 2016

L’École de commerce de Copenhague effectue un suivi plus rapide des courriers et des colis

L’École de commerce de Copenhague effectue un suivi plus rapide des courriers et des colis

L’École de commerce de Copenhague est la deuxième plus grande université du Danemark avec plus de 22 000 étudiants. Elle traite plus de 200 colis par jour, ainsi qu'un très grand nombre de lettres standard. Nous avons discuté avec Lars Bergø, Chef de département du service technique du campus de l'École de commerce de Copenhague, lequel nous a expliqué pourquoi il avait choisi le logiciel Track Inside de Neopost pour garantir le bon fonctionnement de son système de distribution interne.

Distribution quotidienne des colis

Lars et son équipe reçoivent chaque jour des colis dans la salle courrier, et de là, les distribuent dans 50 services différents. Tout au long de l’année, ils connaissent des périodes de pointe durant lesquelles ils reçoivent davantage de colis. C’est le cas notamment au début de chaque semestre : ils reçoivent un grand nombre d’équipements informatiques et d’autres colis coûteux pour les étudiants et les nouveaux cours auxquels ces derniers s'apprêtent à participer.

Problèmes de suivi des courriers et des colis

Auparavant, l'école numérisait tous les courriers et les colis entrants avec un ancien système de numérisation. Cependant, le système contenait beaucoup d'erreurs. Au fil du temps, Lars et ses collègues ne pouvaient plus effectuer le suivi du courrier numérisé. En conséquence, Lars et ses collègues et le personnel de l’École de commerce de Copenhague en général étaient confrontés à de nombreuses incertitudes. Lars s'exprime à ce sujet : « Nous avons ainsi consacré beaucoup d’argent à l’indemnisation des colis perdus, et beaucoup de temps à la recherche des colis mal distribués. »

Nouveau logiciel de suivi des colis     

Lars et son équipe se sont mis à la recherche d'un nouveau système de suivi sur Internet et, assez vite, ont trouvé Neopost qu'ils ont contacté via le site Web de la marque. Une réunion a rapidement été organisée, et comme Lars le confirme : « Neopost a su très rapidement comprendre les enjeux et nous a proposé un système capable de gérer tous les problèmes rencontrés. Deux techniciens très qualifiés nous ont assistés tout au long de la phase de démarrage et ne sont repartis qu’une fois que tout fonctionnait parfaitement. »

Un gain de temps et d'argent grâce au logiciel de suivi

Track Inside permet à l’École de commerce de Copenhague de réduire considérablement les indemnisations, ainsi que le temps passé à rechercher les colis perdus. De plus, Lars et son équipe se sentent désormais extrêmement rassurés, car ils n'ont plus aucun doute sur les colis reçus ou distribués. Lars conclut par ces mots : « Je recommande fortement le système Track Inside de Neopost aux organisations qui comme nous gèrent de grandes quantités de courriers et de colis. »