Comment réduire les coûts de gestion de votre courrier postal ?

Comment réduire les coûts de gestion de votre courrier postal ?

13/07/2016

La gestion du stockage et de votre stock de papier à en-tête, de formulaires, de brochures, de catalogues, de listes de prix, etc. constitue un aspect important de vos opérations de communications clients. La croissance rapide des communications numériques a réduit les coûts de gestion des documents imprimés, car les entreprises envoient de moins en moins de courrier postal. Elles ne peuvent cependant pas l'éliminer totalement de leur stratégie de communication. Que pouvez-vous faire pour réduire au minimum les coûts de vos communications clients papier ?

Stock de documents

Dans tout bureau, vous trouverez des armoires, des meubles de classement, voire des salles entières remplies de papiers, de formulaires préimprimés et de brochures. Nombre d'entre nous ont tendance à considérer le stock comme une dépense inévitable. Aujourd'hui, avec l'émergence des alternatives numériques, vous n'avez plus besoin d'investir le budget de votre entreprise dans des documents qui pourraient bien devenir obsolètes avant même d'être utilisés.

Modèles de document

Les solutions d'éditique vous permettent de créer et d'utiliser des modèles électroniques en lieu et place des formulaires préimprimés. Vous pouvez créer des documents basés sur des formulaires, tels que des factures, et les imprimer sur du papier ordinaire ou les distribuer par voie électronique dans le cadre d'un workflow numérique unifié.

Impression à la demande

La technologie d'impression numérique réduit, et dans certains cas, élimine la nécessité de maintenir des stocks de documents préimprimés.

Imprimantes multifonctions de bureau

Les disques durs intégrés ou l'accès au stockage cloud d'un simple appui sur un bouton évitent d'avoir à préimprimer et à stocker du papier et des formulaires, tels que du papier à en-tête ou des formulaires de demande de congés ou de remboursement des notes de frais.  Vous pouvez même réaliser des brochures en couleur en interne et à la demande en utilisant des modèles de production d'entrée de gamme.

Technologie d'impression numérique

Comme les imprimantes numériques ne présentent pas les coûts de configuration élevés des presses traditionnelles, les entreprises qui continuent à externaliser la production de tous leurs documents, des brochures aux cartes de visite, peuvent commander des tirages plus faibles. Cela permet de réduire les besoins de stockage et de minimiser le gaspillage lorsque les documents deviennent obsolètes.

Imprimantes pour enveloppes couleur

Les imprimantes pour enveloppes peuvent servir à imprimer autre chose qu'un nom et une adresse. Les imprimantes pour enveloppes couleur rapides peuvent imprimer une image complète, ce qui évite d'avoir à payer et à stocker des enveloppes préimprimées ou à surimprimer une enveloppe partiellement préimprimée.

Affranchisseuses

En plus de la marque postale, certains modèles d'affranchisseuse peuvent imprimer des enveloppes de retour prépayées sur des enveloppes vierges, ainsi que des messages marketing et des logos d'entreprise.

Communications clients centralisées

Les entreprises qui possèdent plusieurs sites, succursales ou télétravailleurs peuvent réduire leurs stocks locaux en centralisant la production des communications clients. Elles peuvent transmettre des fichiers par voie électronique à un centre de traitement distant pour les imprimer sur du papier à en-tête et les insérer dans des enveloppes avec des documents marketing stockés dans un emplacement centralisé.

Numérisation

En plus de permettre des économies, la réduction des stocks de papier préimprimé et de documents marketing libère de l'espace de stockage. Changer votre mode de réception des communications clients, notamment le courrier entrant, peut avoir une incidence encore plus grande sur vos besoins de stockage. Au lieu d'ouvrir la boîte aux lettres et de distribuer le courrier postal, de plus en plus d'entreprises choisissent de numériser le courrier entrant au point de réception et de transmettre les fichiers par voie électronique. Cette méthode présente de nombreux avantages, notamment une réduction sensible du volume de dossiers. Un autre avantage de la numérisation du courrier entrant est la réduction des coûts de papier, car la distribution et le traitement des documents électroniques évitent d'avoir à effectuer des impressions ou des copies.

En diminuant la somme d'argent immobilisée dans les stocks et en réduisant au minimum la quantité d'espace nécessaire pour stocker les documents, vous pouvez faire des économies tout en conservant la facilité d'accès à vos documents professionnels clés, tels que les bons de commande, factures et reçus.

 

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