9 astuces pour réduire les frais d'expédition

9 astuces pour réduire les frais d'expédition

12/10/2016

Un logiciel d'expédition automatisé peut vous aider à réduire vos frais de transport, à rationnaliser vos processus d'entreposage, à proposer de nouvelles offres de livraison et à réduire ainsi vos niveaux d'inventaire. Ce type de logiciel vous aide également à améliorer la satisfaction de vos clients en vous permettant de mieux communiquer sur le statut des colis expédiés. Voici 9 astuces pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel d'expédition et permettre à votre entreprise de tirer profit d'une meilleure gestion des frais d'expédition. 

Mettre en place des processus d'expédition plus rapides

Un moteur de traitement puissant, accompagné d'une meilleure circulation des marchandises, réduit le temps et les efforts requis pour expédier un colis sans occasionner de frais supplémentaires. La suppression de certaines étapes accélère la gestion des colis et évite toute perte ou mauvaise expédition de paquets.

Un logiciel d'expédition multi-transporteurs réduit de façon significative le temps de traitement des colis par les transporteurs. Si l'on compte 24 $ de l'heure pour un employé occupé à temps plein, que 3 000 colis sont expédiés par jour et que vous économisez 5 secondes par colis, le coût économisé sur 4,2 heures par jour à 24 $ de l'heure x 260 jours de travail par an = 26 208 $ par an.

Un logiciel d'expédition permet de réduire considérablement le temps de traitement d'une commande unique en chargement partiel ou complet. Si l'opération dure actuellement 15 à 20 minutes, un logiciel d'expédition automatisé permet de réduire ce temps à 1 à 2 minutes par expédition, pour la production des documents requis. Si l'on compte 24 $ de l'heure pour un employé occupé à temps plein, que 35 chargements partiels/complets ont lieu par jour et que 15 minutes sont gagnées par commande, le coût économisé sur 8,75 heures par jour à 24 $ de l'heure = 210 $ par jour, soit 54 600 $ par an.

Améliorer la visibilité des commandes

Un logiciel d'expédition offre une visibilité totale sur les commandes au sein de l'entreprise et un suivi instantané dès lors que les colis quittent votre site. Cette visibilité permet aux clients d'effectuer le suivi de leurs colis, ce qui fait gagner du temps à vos services d'expédition et de service client.

En offrant aux clients la possibilité d'effectuer le suivi de leurs colis, vous économisez de l'argent même si vous ne recevez que 20 appels par jour et que chaque appel dure cinq minutes. Si l'on compte 24 $ de l'heure pour un employé occupé à temps plein, vous pouvez ainsi économiser : 20 appels de 5 minutes font 1,6 heure économisée par jour à 24 $ de l'heure x 260 jours de travail par an, soit 9 984 $ par an.

Rendre les expéditions plus précises

Des modules de validation des adresses personnalisés au sein du logiciel d'expédition garantissent une validation précise des adresses. Cela vous permet de réduire, voire de supprimer, les frais appliqués par les transporteurs pour la correction d'adresses et ainsi d'améliorer le respect des délais de livraison à vos clients. De plus, la vérification des adresses améliore l'intégrité de vos informations internes sur vos clients et diminue le nombre d'articles livrés à des adresses incorrectes. Les codes-barres et les scanners associés évitent d'avoir à saisir manuellement les informations de livraison, ce qui supprime les risques d'erreur humaine. Dans ce domaine, les gains sont généralement difficiles à quantifier. Chaque commande client mal préparée, mal emballée, mal étiquetée ou envoyée au mauvais endroit entraîne l'application de frais supplémentaires. Ces erreurs ou retards dans la procédure de gestion des commandes peuvent parfois coûter une vente, voire un client.

Utiliser le choix automatisé des tarifs

Un logiciel d'expédition multi-transporteurs avec temps de transport et tableau de tarifs fournit des informations sur la méthode de transport la plus économique et la plus rapide. La taille du colis et la date de livraison ne suffisent pas forcément à définir le meilleur service de transport. Un logiciel adapté peut vous permettre de trouver un transporteur plus économique. Votre colis continuera d'être livré à la date souhaité. La comparaison des tarifs de plusieurs transporteurs est très utile pour s'assurer de bénéficier du meilleur prix et de profiter des offres des transporteurs régionaux. Le gain moyen peut dépasser 5 % des dépenses totales annuelles en transport. Par exemple, si vous dépensez 300 000 dollars en transport par an et que vous économisez simplement 5 %, vous gagnerez 15 000 dollars par an.

Créer des analyses et des rapports

Vous pouvez créer des analyses et/ou des rapports pour isoler des centres de coûts et surveiller les tendances, tout en réduisant l'utilisation inutile de services de transport de premier plan. Vous pouvez créer des rapports pour évaluer et appréhender l'ensemble des dépenses de transport par transporteur, division, site, service, client ou tout champ de données approprié. L'impact de meilleurs rapports de planification et de gestion via un logiciel d'expédition peut être différent pour chaque entreprise, mais il est essentiel pour une meilleure gestion des frais de transport.

Utiliser un étiquetage personnalisé et conforme

Un logiciel d'expédition multi-transporteurs permet aux entreprises de facilement satisfaire aux exigences de conformité en matière d'étiquetage sans avoir à changer d'imprimante, de stock d'étiquettes ou de systèmes. Il réduit ainsi les rétrofacturations aux transporteurs dues à des problèmes de conformité, ainsi que les dépenses totales en transport.

Maîtriser les réglementations de livraison internationales

Que vous expédiez vos colis en Asie, en Europe ou en Amérique du Sud, un logiciel d'expédition doit se conformer aux différentes exigences réglementaires de chaque destination, et produire ou transmettre électroniquement les documents et formulaires douaniers requis. Le choix automatisé des tarifs parmi des transporteurs internationaux vous permet d'être sûr de choisir la solution la plus économique même lorsque les frais de transport sont élevés.

Utiliser une solution évolutive

Un logiciel d'expédition doit être une solution d'entreprise qui évolue à mesure que vos activités se développent. Ces logiciels sont souvent dotés d'une architecture modulaire, ce qui vous permet d'installer, de payer et de gérer uniquement les modules dont votre entreprise a besoin, pour vous faire gagner du temps et de l'argent. La flexibilité des solutions évolutives permet à votre entreprise de grandir, que vous ajoutiez de nouveaux sites, magasins, sites de commerce électronique ou destinations internationales. Un logiciel évolutif vous permet de ne pas avoir à dépenser plus de temps, d'énergie et d'argent pour acheter une nouvelle solution lorsque le besoin s'en fait sentir.

Disposer d'un support adapté

Le support client, bien que difficile à quantifier, doit également être pris en considération. Votre entreprise n'a peut-être pas besoin d'un support 24 h/24, 7 j/7, 365 jours par an, mais assurez-vous de pouvoir bénéficier de l'aide nécessaire si un jour votre système venait à connaître une panne. Ce support doit être fourni par une équipe d'ingénieurs connaissant votre environnement et qui, en raison de leur certification, ont accès au support des transporteurs.

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